生徒さんからVLOOKUP関数について質問がありました。
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- 列って何？
- 範囲ってどこ？
- 検索方法って？
- 何に使えるの？
VLOOKUP関数とは
VLOOKUP関数とは、
- 楽に
- ミスなく
- 短時間で
欲しい情報探し、転記してくれる関数です。
事務でExcelを使っている方には必須で、使用頻度はベスト3に入ります。
注文書を作成する場合の手順は、
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- 商品名と単価が記載されている一覧表から商品名を探す。
- その単価を確認する。
- 商品名と単価を注文書に入力する。
です。
手作業ですると時間がかかり、入力ミスを起こすことも十分考えられます。
3の作業でコピーとペーストを利用したとしても転記作業の回数が多いと時間がかかります。
また、何かの理由で一覧表が間違っていれば、注文書を手作業で修正することになります。
しかし、VLOOKUP関数を利用すると関数が1から3の作業をしますので、入力ミスがなくなり、作業時間を短くすることができます。
一覧表が間違っていても、自動的にミスなく短時間で注文書を修正することができます。
VLOOKUP関数の使い方
VLOOKUP関数の構文は｢=VLOOKUP(検索値,範囲,列番号,検索方法）」です。
作業の手順は、
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- カーソルを「検索結果を表示したいセル」に移動
- 「数式」タブをクリック
- 「関数の挿入」をクリック
- 「関数の挿入」画面が表示
「関数の分類」で「検索／行列」を選択
「関数名」で「VLOOKUP」を選択
「OK」をクリック - 「関数の因数」画面が表示
「検索値」 情報を探す基準となる値や文字が入力されているセル番地を指定
「範囲」 探す情報が入っている一覧表の範囲を指定
「列番号」 探す値や文字が入っている列の番号を指定
「検索方法」FALSEを指定 - 「OK」をクリック
です。
注文書を作成する場合は、
「検索結果を表示したいセル」は単価を表示させるセル
「検索値」は商品名また商品名を入力するセル番地、
「範囲」は商品の一覧表の範囲（一行目の項目を除く）、
「列番号」は「商品名」を1列目として、「単価」が入力されているの列数、
「検査方法」はFALSE
となります。
検索値とは
検索値とは情報を探す基準となる数値や文字列です。
検索値を使って一覧表から情報を探します。
数値や文字列を指定してもいいしセル番地を指定してもいいです。
検索値を決める場合は、何を使って一覧表から探すかを考えてください。
注文書では商品名を使って一覧表から単価を探しますので、検索値は商品名または商品名を入力するセル番地になります。
範囲とは
範囲とは探す情報が入っている一覧表の範囲です。
「商品名」や「単価」などの項目名が記載されている1行目は除いてください。
一覧表を作成する時は、検索値を一番左の列にしてください。
一番左の列にするのはマストです。
「商品名」と「単価」が入っている表を作成する場合、一番左の列が「商品名」、「単価」はその右隣の列になります。
一覧表を別シートに作成することもできます。
列番号とは
列番号とは探す数値や文字列が入っている列の番号です。
「商品名」を1列目としますので「単価」が2列目となります。
関数の列番号には「2」と入力してください。
検索方法とは
検索方法とは、検索する値が見つからない場合、どのような方法で検索するかということです。
「TRUE」または「FALSE」を指定します。
注文書の場合は、検索の型には「FALSE」を入力します。
「TRUE」の使用頻度は低いので、初心者の方は「TRUE」という選択肢があるということだけ覚えておいてください。
VLOOKUP関数のポイント
VLOOKUP関数のポイントは３つです。
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- 一覧表を作成する
- 検索値は、一覧表の一番左端の列にする
- VLOOKUP関数は検索結果を表示したいセルに入力する
VLOOKUP関数のまとめ
Excelを使う職場ではVLOOKUP関数を使えることがExcelスキルを図る目安となっています。
職務経歴書等へ
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- VLOOKUP、ピボットテーブル、IF関数等を利用したフォーマットの作成等
- VLOOKUPやIF関数を使用したデータ集計ができる
- VLOOKUP関数などでデータを抽出できる
と記載することでパソコンスキルをアピールできます。
VLOOKUP関数は、
MOS（マイクロソフトオフィススペシャリスト）Excel 365&2019 上級レベルである
エキスパートの出題範囲となっていますので少し難易度が高いように思われますが、
基本を理解すれば初心者の方でも問題なく使いこなせる関数です。
VLOOKUP関数を使えるようになり、パソコンスキルをアピールしましょう。
