よく、「ワードやエクセルは、基本操作くらいはできないとね」という声を聞いたり、ハローワークの応募要件で「ワードエクセルの基本操作ができる人」といった条件があったりしますよね。
それでも人によっても「基本」という定義はバラバラですし、雇う側が求める「基本的なこと」も思っていた基準よりもだいぶ上だったり下だったりします。
特に、エクセルはワードと比べても様々な職場でよく使われているものですので、基本的なことはできるようになっておいた方がよいでしょう。
今回は「最低限できておくべき」エクセルのスキルをいくつかご紹介いたします。
また、ワードの基本操作に関して知りたい方は、別記事に書いておりますので、そちらをご覧ください。
もくじ
最低限できておくべきエクセルの基本操作
- ブック（文書）の作成、編集、ブックの保存・上書き保存
- 文字の入力・改行・装飾（文字の入力、「太字・下線・囲み線・文字色の変更、左・中央・右揃え」等の装飾）
- シートの管理（新規シートの作成、既存シートのコピー、シートの移動等）
- 表（表の作成、行・列の追加、セルの結合、罫線の追加・削除）
- ページ・印刷設定（余白、用紙サイズ、印刷の向き、印刷の微調整等）
上記のことができていれば、おおよそ問題ないです。
よく、
「えっ、マクロとかピポットテーブルとか、色々聞くけど要らないの？」
と思われる方もいるかもしれませんが、すぐには必要ではありません。
理由は、事務職として採用された人がエクセルを使ってする仕事の第一歩は、すでにその事業所で使われているエクセルで作成された様式に数値などを入力することだからです。
業務でエクセルを使う目的は、収集した数値などを入力し、表やグラフを作成し、集計分析をすることです。
そのような仕事するためには、職場でどのような数値などを取り扱っているか、どのような資料が必要かを全般的に把握する必要があります。
しかし、採用直後の職員では、集計分析するためのフォーマットを作成したり、関数を使用して集計表やグラフなどをすることはできません。
そのため、これから紹介する基本操作からまずは取り掛かっていただければと思います。
では基本操作について、それぞれ詳しく見てみましょう。
ブック（文書）の作成・編集、ブックの保存・上書き保存
保存は基礎中の基礎！
ワードと同じでこれらは、エクセルを使用する上で一番最初にできておくべき必要がある操作です。
これができないと、どれだけ入力をしても、追加の編集をしても文書として保存ができなければ意味がありません。
「ド基礎」の操作になりますので、必ずできるようにしておきましょう。
文字の入力・改行・装飾（文字の入力、「太字・下線・囲み線・文字色の変更、左・中央・右揃え」等の装飾）
難しい装飾などはできる必要はありませんが、見出しでお伝えしたものは最低限のものとして覚えておくとよいでしょう。
また、文字を入力していて改行したい場合は、「Altキー+Enterキー」を押すと、次の段にカーソルが移動しますので、覚えておきましょう。
シートの管理（新規シートの作成、既存シートのコピー、シートの移動等）
シート管理はあなどれない
ご存じの方もいるかもしれませんが、エクセルでは１つのブック（文書）内に、「シート」と呼ばれるページのようなものがあります。
一つのブックの中にいくつものデータを作成したい場合などは、シートを増やして入力するということもできます。
シートを活用することで、より分かりやすいデータの管理ができるようになりますので、これも是非とも覚えておきましょう。
表（表の作成、行・列の追加、セルの結合、罫線の追加・削除）
やはり表は大事
ワードと違い、エクセルはやはり表作成がメインになってくるかと思います。
そのため、表の作成や再編集などはできるようになっておきましょう。
「足りなくなったから、ここに1行追加しようかな」
「このマス2つを１つにしたいな」
など、臨機応変に対応できると、エクセルでの文書作成はかなり楽になるでしょう。
ページ・印刷設定（余白、用紙サイズ、印刷の向き、印刷の微調整等）
エクセルは印刷が難しい…
エクセルを扱う上で難しいと考えられるものの一つが、「印刷関連」の設定です。
用紙をとあるサイズに設定した際、１枚に収めるために、「ここの幅をもう少し縮めよう」といった操作で合ったり、「ここまでを１ページ目にして、次からを２ページ目にしよう」というようなページ設定も必要になったりします。
余裕がある方は → 簡単な関数（sum、if、count等の関数）
簡単な関数はできるように！
今までご紹介したすべてがすらっとできてしまった方は、簡単な関数も使えるとさらにいいと思います。
特に数字のsumは総額や合計を出す際に使用しますので、職種問わず使う機会が多いはずです。
関数ができるようになれば、ある程度エクセルは「使える」といっても差し支えないでしょう。
最後に
エクセルでできておくべき最低限のスキルをご紹介しました。
ワードと違い、エクセルは少しクセのあるソフトですので、慣れるのに時間がかかるかもしれませんが、慣れれば次第に使えるようになってきます。
あきらめずに、簡単なところからチャレンジしてみてくださいね。
また、ワードの基本操作に関して知りたい方は、別記事に書いておりますので、そちらをご覧ください。
最後までお読みいただき、ありがとうございました。
