今回は、エクセルのマクロのメリットとデメリットについて説明します。

マクロとは自動化できる機能

エクセルのマクロとは、コストをかけることなくエクセルの操作を自動化できる機能です。

業者に依頼することなく、無料でビジネスの効率を向上することができます。

インターネットで検索してみてください。

マクロを運用している事例が多く紹介されています。

エクセルで行う操作を自動化するためには、VBA(Visual Basic for Applications)というプログラミング言語を使ってプログラムを書かなければいけません。

しかし、エクセルの「マクロの記録」という機能を使えば、自分で行った操作をVBAを使ったプログラムで自動的に書かれます。

作り方は簡単です。

マクロとVBAの違いは、機能と言語の違いです。

マクロは、VBAを使いための補助的なツールです。

マクロは、自分がエクセルで行った操作を繰り返し行うことができます。

同じ操作を繰り返ししていていた資料の作成などが簡単にできるので、時間が かかっ ていた作業の業務効率化が可能です。

エクセルで行っている仕事にマクロを導入すれば仕事の時間短縮につながります。

マクロのやり方は簡単です。

初心者の人でも簡単に活用することができます。

PowerPointやWord、OutlookなどのMicrosoftの他のアプリケーションと連携することもできます。

webサイトから情報を取得することができます。

マクロのメリットとデメリット

マクロのメリット

マクロのメリットは、次の5つです。

  • 関数だけではできない処理を自動化できる
  • VBAを使わなくても操作を自動化できる
  • 初心 者がプログラミングを学習することができる
  • エクセルの操作の回数を減らすことができる
  • 操作ミスを減らすことができる

関数だけではできない処理を自動化できる

エクセルのマクロ機能を使うことで、誰 でもいま行っている作業を自動化することができます。

エクセルの関数を使えば自動で処理を行うことができます。

グラフの作成やコピー＆ペースト、ソートなどの機能もありますので、マクロを使わなくても十分に普段の作業は簡単にできます。

しかし、関数でできない処理も多くあります。

コピー＆ペースト、ソートなどの機能では手作業を伴います。

データや作業の数が増え作業が複雑になれば、時間がかかりミスも増えてきます。

例 えば、コピー＆ペーストでは

  • コピーするデータの範囲を選択する
  • 「コピー」をクリックする
  • ペースト先のセルをクリックする
  • 「ペースト」をクリックする

という動作をします。

このうち１つでもミスがあると正確なデータを得ることはできません。

ミスは簡単に見つからないものです。

データ数や作業数が少なければ、さかのぼることも簡単です。

企業の業務で使っているデータベースには大量の情報が保存されています。

集計や分析が完了するまで複数の作業を行います。

そのような状態でミスを発見することは非常に困難です。

Excelのメリットは

  • ミスなく
  • 短時間に
  • 楽に

作業ができることです。

マクロを使えば、複数の作業を 一括 で行います。

作業の時間が短縮できます。

Excelのメリットを今以上に活用して、業務の効率を向上することができます。

VBAを使わなくても操作を自動化できる

エクセルの操作を自動化するためには、プリグラム言語であるVBAを使ってプログラムを作成しなければなりません。

エクセルの「マクロの記録」機能を使えば、VBAを使わなくても操作を自動化することができます。

「マクロの記録」機能とは、エクセルで行った操作の内容をVBAを使って自動で書かれる機能です。

初心者がプログラミングを学習することができる

小学校では、2020年度からプログラミング教育が必修化となりました。

プログラミングを学びたいと思っている社会人は多いのではないでしょうか。

そのような人にVBAを学ぶことをおすすめします。

エクセルのVBAは、プログラミング言語のひとつです。

プログラミングの基本都筑や基礎、プログラミングの流れなどを理解することができます。

理由は次の3点です。

  • 準備が簡単である
  • プログラミングの基本を習得できる
  • マクロ記録機能を使える

VBAはプログラミング言語です。

「条件分岐」や「繰り返し処理」などを使って記述します。

「変数」や「引数」なども使用しますので、プログラミングの基本が学べます。

エクセルの操作の回数を減らすことができる

マクロ機能を使えば、会社で使っているエクセルの操作の回数を減らすことができます。

書類・商品の紹介の資料の作成やメールの送信などさまざまな作業をボタンひとつで完了させることができます。

業務を効率化することができ、仕事の時間短縮を実現することができます。

操作ミスを減らすことができる

ミスが起きる原因の一つに手作業が挙げることができます。

手作業のデメリットは、高い確率でミスをすることです。

エクセルのマクロを使えば手作業を減らせます。

手作業の操作の内容をマクロでシステム 構築しておけば、作業の完了を確認するだけです。

ミスが起きることを防ぐことができます。

上司やお客様に怒られることがなくなります。

マクロで操作を記録する方法

VBAを書くための準備は、「開発」タブを表示させるだけです。

環境は必要ありません。

「開発」タブを表示させる方法は、「ファイル」タブのオプションで設定できます。

エクセルのマクロの使い方は、次のとおりです。

  • 「開発」タブをクリックする(「Alt」キー＋「F11」キーでもOK)
  • 「コード」グループ内の「マクロの記録」をクリックする
  • 「マクロの記録」ダイアログボックスの「マクロ名」に操作の名前を入力する
  • 「OK」をクリックする
  • 記録する操作を実施する
  • 「開発」タブをクリックする
  • 「コード」グループ内の「記録終了」をクリックする

記録したマクロを実施する手順は、次のとおりです。

  • 「開発」タブをクリックする
  • 「コード」グループ内の「マクロ」をクリックする
  • 「マクロの記録」ダイアログボックスの「マクロ名」に操作の名前を入力する
  • 「OK」をクリックする
  • 記録する操作を実施する
  • 「開発」タブをクリックする
  • 表示された「マクロ」ダイアログボックスから記録したマクロを選択する
  • 「実行」をクリックする

「開発」タブが表示されていない人は、「ファイル」タブ、「オプション」、「リボンのユーザー設定」から「開発」タブを追加することができます。

セキュリティの警告のメッセージが表示されたときは、「コンテンツの有効化」をクリックしてください。

VBAエキスパートの概要

「VBAエキスパート」とは、マクロ・VBAのスキルを証明する認定資格です。

オデッセイコミュニケーションズが実施しています。

「VBAエキスパート」を取得することで、就職や転職でマクロ・VBAのスキルをアピールできます。

MOS資格と併せて取得することで、エクセルの利用スキルだけではなくエクセルを効率よく活用できるスキルをアピールできます。

「VBAエキスパート」の科目には、Excel以外にAccessがあります。

「ベーシック」と「スタンダード」の2つのレベルがあります。

何事でもそうですが、スキルアップには目標が必要です。この試験を目標とすることでスキルアップのスピードを速めることができます。

「VBAエキスパート公式テキスト」が出版されています。

このテキストは、初心者でもわかり やすく 書かれています。

また、業務で使える事例をサンプルプログラムとして例示されています。

パソコン教室などでは、VBAエキスパートに対応した資格対策講座も用意されています。

テスト合格のためだけではなく、今後の業務に活用できます。

まとめ：マクロのメリットが多い

今回は、Excelのマクロ機能のメリットについて説明しました。

マクロ機能は知っているが、使っていないエクセルの機能の1つです。

説明したように、学ぶメリットはあると思います。

これをきっかけに始めてみるのはどうでしょうか。

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